Kubysoft y Verifactu: cómo cumplir con la facturación obligatoria

La factura de siempre, la que sacabas de una hoja de cálculo o de un documento editable, tiene los días contados. Con Verifactu, la Agencia Tributaria cambia las reglas de cómo se emite y se guarda cada factura en España. No es una recomendación: llegado tu plazo, o facturas con un programa que cumpla, o te expones a sanciones.

La buena noticia es que adaptarte no tiene por qué ser un dolor de cabeza ni obligarte a cambiar tu forma de trabajar. En este artículo te explicamos qué es Verifactu, a quién afecta, cuándo entra en vigor y qué debe cumplir tu software, sin tecnicismos innecesarios. Y verás cómo un ERP como Kubysoft te deja preparado sin que tengas que montar nada por tu cuenta.

Qué es Verifactu, en cristiano

Verifactu es el sistema de la Agencia Tributaria que obliga a que los programas de facturación generen un registro inalterable de cada factura. Cada vez que emites una, el software crea un registro que no se puede borrar ni modificar sin dejar rastro, lo enlaza con la factura anterior mediante una huella digital y añade un código QR para poder verificarla.

El objetivo es sencillo: que las ventas no se puedan ocultar ni manipular a posteriori. Nace de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y se desarrolla en el Real Decreto 1007/2023. En la práctica, significa que a partir de tu fecha límite necesitas facturar con un programa homologado. Las hojas de cálculo y los documentos de texto editables dejan de valer para emitir facturas.

Verifactu no es lo mismo que la factura electrónica

Aquí hay una confusión muy extendida, y conviene aclararla antes de seguir. Cuando se habla de "facturación electrónica obligatoria" se suelen mezclar dos normativas distintas, con calendarios distintos:

• Verifactu regula cómo se registra internamente cada factura para evitar el fraude: registros inalterables, encadenamiento con huella digital y código QR. Se apoya en la Ley Antifraude y el Real Decreto 1007/2023. Afecta a facturas a empresas y a particulares.
• La factura electrónica B2B regula el intercambio del documento entre empresas en un formato estructurado. La establece la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y su calendario todavía depende de un desarrollo reglamentario pendiente de aprobación.

Son obligaciones independientes pero complementarias: una controla que el origen de la factura es lícito, la otra controla cómo se envía al cliente. Lo importante para ti ahora mismo es Verifactu, porque tiene fechas cerradas. Un buen software resuelve las dos cosas cuando toque, sin obligarte a cambiar de sistema por el camino.

Fechas clave: cuándo es obligatorio Verifactu

El calendario se aplazó por segunda vez en diciembre de 2025, con el Real Decreto-ley 15/2025. Estas son las fechas que debes tener en el radar:

Quedan excluidas las empresas que ya están en el Suministro Inmediato de Información (SII) y los negocios del País Vasco con TicketBAI. Para todos los demás, el aplazamiento da aire, pero no cambia el fondo del asunto: la obligación sigue en pie y los requisitos técnicos también.

Nuestra recomendación es no apurar. Migrar unos meses antes de tu fecha te permite hacerlo con calma, probar el sistema y llegar al día clave con la rutina hecha en lugar de con prisas. Confirma siempre el calendario en la sede electrónica de la AEAT antes de tomar decisiones.

Qué debe cumplir tu software para Verifactu

No todos los programas de facturación valen. Estos son los requisitos que la AEAT exige a cualquier sistema y que deberías comprobar en el tuyo:

• Registros inalterables. Cada factura genera un registro de alta que no se puede modificar ni borrar sin dejar constancia.
• Encadenamiento con huella digital. Cada registro se enlaza con el anterior mediante un hash que forma una cadena. Si alguien manipula una factura, la cadena lo delata.
• Código QR en cada factura. Toda factura incluye un QR para que el cliente o la propia Agencia Tributaria puedan verificarla.
• Envío a la AEAT en modalidad Verifactu. En esta modalidad, los registros se remiten automáticamente a Hacienda en el momento de emitir la factura, sin pasos extra para ti.
• Registro de eventos y trazabilidad. El sistema guarda un histórico de cada acción sobre las facturas, con fecha y responsable.
• Conservación y accesibilidad. Los registros se conservan íntegros y quedan listos para consultarse y exportarse cuando la AEAT los solicite.

Qué pasa si tu programa no cumple

Este es el punto que a menudo se pasa por alto. La responsabilidad de facturar con un sistema homologado recae en la empresa o el autónomo que factura, no en el proveedor del software. Es decir, si sigues usando un programa obsoleto o sin mantenimiento, el problema es tuyo.

La Ley Antifraude prevé sanciones económicas por usar sistemas de facturación que no cumplan los requisitos, que pueden alcanzar los 50.000 euros. A eso se suma que, con Verifactu, cualquier documento previo a la factura (proformas, borradores, albaranes) debe conservarse: ya no se pueden eliminar sin rastro. Por eso conviene revisar tu programa con margen y no dejarlo para el último trimestre antes de tu fecha.

Cómo te adapta Kubysoft a Verifactu

Con Kubysoft, la adaptación a Verifactu no es un módulo aparte que tengas que contratar y configurar: viene integrada en la facturación que ya usas para gestionar tu empresa. Esto se traduce en cuatro ventajas prácticas:

Cumples sin cambiar tu operativa

Sigues facturando igual que hasta ahora. Kubysoft se encarga por debajo de generar el registro, encadenarlo con el anterior y añadir el código QR a cada factura. Tú no tienes que aprender un proceso nuevo.

Registros a prueba de inspección

Cada factura queda sellada, encadenada y trazable. Si Hacienda pide los datos, están íntegros y listos para exportar, sin sustos de última hora.

Todo conectado en un solo sistema

La facturación va unida a tus clientes, presupuestos, avisos y contabilidad. Emites, cobras y controlas el margen sin saltar de un programa a otro ni volver a teclear los mismos datos.

Actualizaciones normativas incluidas

Cuando la AEAT publica cambios técnicos, se aplican en la plataforma. No tienes que estar pendiente de cada novedad legal ni de si tu programa sigue al día.

Si tienes un servicio técnico, Kubysoft no se queda en Verifactu

Cumplir con Hacienda es el punto de partida, no la meta. Si gestionas un SAT (climatización, electricidad, mantenimiento, informática, cerrajería, ascensores...), necesitas mucho más que facturar bien. El mismo sistema que te deja al día con Verifactu organiza tu día a día completo, desde que entra el aviso hasta que emites la factura:

• Avisos e incidencias centralizados de teléfono, email y WhatsApp.
• Partes de trabajo con firma digital, listos para facturar sin volver a copiar nada.
• App móvil para técnicos, que funciona también sin cobertura.
• Contratos de mantenimiento con avisos automáticos de revisión.
• Control de materiales y costes por aviso, cliente o proyecto.
• Ficha e historial de cada aparato instalado con su número de serie.

Así, la factura conforme a Verifactu no es un trámite añadido, sino el último paso natural de un flujo que ya tienes ordenado. Y si eres autónomo, el mismo enfoque aplica con las herramientas ajustadas a tu tamaño en la gestión para autónomos de Kubysoft.

Qué hacer ahora para llegar a tiempo

No hace falta esperar a 2027 para dejarlo resuelto. Un plan sencillo para adelantarte:

• Identifica tu fecha según tu forma jurídica (1 de enero de 2027 si eres sociedad, 1 de julio de 2027 si eres autónomo).
• Comprueba si tu programa actual genera registros inalterables, encadenados y con QR. Si no lo sabes, pregúntaselo a tu proveedor por escrito.
• Si usas hoja de cálculo o documentos editables, empieza a valorar el cambio: esos sistemas ya no serán válidos.
• Elige una solución que resuelva Verifactu hoy y esté preparada para la factura electrónica B2B cuando entre en vigor, para no cambiar de sistema dos veces.
• Migra con unos meses de margen para probarlo con tranquilidad.